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Coordination

• Une approche métier sur-mesure

Le bon endroit, au bon moment, au bon prix

Séminaire, comité de direction ou convention, en France comme à l’international, nous nous vous accompagnons dans la définition précise de votre projet puis nous trouvons l’hôtel ou le lieu idéal pour votre évènement.

Experts de l’hôtellerie et des destinations touristiques, nous connaissons parfaitement les lieux de séminaire que nous vous recommandons pour les visiter régulièrement.

Nous vous apportons nos compétences de “venue finder” et négocions pour vous les meilleurs tarifs et les conditions contractuelles adaptées aux besoins de votre événement et de votre entreprise.

Congress&Meeting Solutions peut vous accompagner plus loin et vous assister dans la logistique de votre événement professionnel.

Co-organisation d’événements d’entreprise sur-mesure

Conseil, référencement de fournisseurs et de prestataires.

Evénements hybrides et TBRS (Team Building Responsables et Solidaires) sont des pratiques innovantes sur lesquelles nous avons travaillé, réfléchi et que nous avons expérimentées. Nous mettons notre expertise à votre service, tout au long de la conception et de la réalisation de votre évènement.

Nous vous apportons un accompagnement personnalisé et un savoir-faire reconnu pour l’organisation réussie de vos événements professionnels, de la sélection des prestataires à la coordination de l’ensemble.

Essayez nos services pour l’organisation de votre prochain événement : contactez-nous

NOTRE MÉTHODE

DE L’IDÉE A LA CONCRÉTISATION DU PROJET

1.

Construction conjointe du projet Efficacité optimale

Lors de premières entrevues, nous analysons précisément vos besoins et contraintes et vous accompagnons dans la définition concrète de votre projet. Forts de ces éléments, nous vous conseillons sur la solution adaptée (présentiel ou hybride), les destinations compatibles avec votre événement d’entreprise et définissons l'ensemble des paramètres à prendre en compte pour répondre à vos attentes.

2.

Suivi personnalisé Un interlocuteur unique

Nous établissons pour vous un rétro-planning. Grâce à des points réguliers, nous vous assistons dans le montage du programme et dans la coordination de votre évènement. Le succès d’un évènement passe par la fluidité et la qualité de la relation entretenue avec nos clients. Tout au long de l’organisation, vous serez accompagné par un même interlocuteur référent, possédant une connaissance parfaite des lieux et partenaires qu’il vous recommande.

3.

Recherche de lieux En France et à l'étranger

Nos bonnes relations avec les prestataires nous permettent de vous fournir une sélection de lieux répondant à votre cahier des charges (hôtels, lieux insolites, palais des congrès, maisons d’hôtes…) et des estimations financières précises en moins de 72 heures pour les destinations françaises, et en quelques jours seulement pour des événements professionnels à l'étranger ou des manifestations de très grande ampleur.

4.

Co-organisation d’événements Les prestataires

Riche d’une expérience de près de 20 ans, nous mettons à votre disposition notre base de données : des partenaires qualifiés, fiables, reconnus dans le monde de l'événementiel, avec lesquels nous avons tissé des liens forts et durables. Nous trouvons pour vous les meilleurs prestataires, des offres originales et parfaitement adaptées en termes de standing, d’atmosphère et d’équipements. Nous travaillonsensemble pour votre organisation d'événements.

5.

Tarifaire et contract Transparence

Nous négocions pour vous les meilleurs tarifs et conditions générales de vente. Toutes les négociations vous sont répercutées en toute transparence. Nous discutons les termes contractuels pour limiter les risques et vous garantir un cadre rassurant. Nous tenons à disposition des services achats, des reportings (saving, temps passé, etc.).

6.

L'accompagnement Jour J

Après la phase de préparation, lors de l’évènement, notre équipe poursuit son rôle de coordinateur. Nous nous assurons de la qualité des délivrables et vous déchargeons des tâches logistiques. Vous profitez pleinement de vos participants et du succès de votre évènement !