Venue finding : Organiser vos séminaires & conventions

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NOTRE MÉTIER

Vous trouver le bon endroit au bon moment au bon prix
• Venue finder indépendant depuis 2006
Séminaire résidentiel et Convention
Recherche de lieux
Recherche de prestataires
France et International
Mise en relation
Centralisation d’achats
Support logistique
Accompagnement
Coordination
• Une approche métier sur-mesure

Nous vous apportons un accompagnement personnalisé et un savoir-faire reconnu pour l’organisation réussie de vos événements professionnels.

Séminaire, comité de direction ou convention, en France comme à l’international, nous vous aidons à définir vos besoins et à trouver l’hôtel ou le lieu idéal pour votre séminaire.

Experts de l’hôtellerie et des destinations touristiques. Nous travaillons sur-mesure et visitons la majorité des lieux de séminaire que nous recommandons à nos clients.

A la différence des plates-formes de réservation d’hôtels et lieux de séminaires qui se contentent souvent de jouer un rôle de comparateur de prix, chez Congress & Meeting Solutions nous vous accompagnons personnellement de la définition précise du projet à la sélection des offres et de l’organisation des repérages à la coordination de l’ensemble des prestataires le jour de l’événement si vous le souhaitez.

Nous privilégions avant tout les relations humaines et notre plus grande satisfaction c’est d’être capable de nouer des relations de longues durées avec nos clients et de travailler ensemble en totale confiance à l’organisation d’événements réussis. Nos clients nous considèrent souvent comme une extension de leur équipe.

Notre accompagnement est plus large que la simple recherche du lieu, nous sommes des experts du « venue sourcing » et nous vous apportons aussi nos compétences en négociation pour vous assurer les meilleurs tarifs et les conditions contractuelles qui sont adaptés aux besoins de votre événement et de votre entreprise.

Nous pouvons vous simplifier le processus Achat en centralisant pour vous et en votre nom les contrats.

En   savoir plus 

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NOTRE MÉTHODE

DE L’IDÉE A LA CONCRÉTISATION DU PROJET

Nous cherchons toujours à analyser parfaitement vos besoins et contraintes, à connaître l'historique de vos événements et à bien identifier les participants pour vous aider à construire un projet qui vous correspond. Sur la base de votre cahier des charges, et de vos idées et envies, nous vous aidons à définir concrètement votre projet en vous aidant à prendre en compte tous les éléments importants dans la sélection du lieu idéal, des aspects purement logistiques aux petits détails qui font la différence. Notre but sur cette première phase est de vous conseiller sur les destinations potentielles et de définir clairement l'ensemble des paramètres à prendre en compte pour établir un profil du lieu adapté à vos attentes : accessibilité, standing, équipements et espaces, atmosphère et thématique du lieu, possibilité d'activités annexes : dîner, soirées, team-building etc...

Notre bonne connaissance de l'offre hôtelière alliée à notre base de données nous permet de constituer rapidement une présélection de lieux et d'hôtels disponibles et répondant au cahier des charges. Après analyse des offres dans le détail, nous vous présentons des propositions concrètes, qualifiées dans un tableau comparatif synthétique, regroupant l'ensemble des éléments importants de chaque offre pour vous offrir la meilleure visibilité et faciliter votre prise de décisions. Nos bonnes relations avec les prestataires d'hôtellerie nous permettent de vous fournir une sélection d'hôtels et des estimations financières précises en moins de 72 heures pour un séminaire ou un comité de direction en France, et en quelques jours seulement pour des événements professionnels à l'étranger ou des manifestations de très grande ampleur.

Lorsque vous disposez de toutes les informations nécessaires pour choisir l'hôtel qui correspond le mieux à vos besoins et à vos envies, nous nous chargeons de suivre les dossiers avec les différents prestataires et de gérer les options de réservations auprès des différents hôtels afin de vous permettre de prendre le temps nécessaire pour finaliser votre choix. Nous vous informons précisément sur les différents aspects de chaque hôtel (confort, équipement, atmosphère, esthétique etc...) et collectons les informations complémentaires éventuellement nécessaires afin de répondre à toutes vos questions. Enfin, lorsque votre choix est confirmé, nous nous chargeons de finaliser la relation contractuelle, en toute transparence, dans les meilleurs délais pour vous permettre de sécuriser rapidement la réservation du lieu. Nous vous mettons en relation directe avec les services compétents au sein de l'hôtel pour gérer les derniers aspects pratiques de votre événement et continuons de vous accompagner en cas de besoin jusqu'à la fin de l'événement.

LES ÉTAPES CLÉS DE LA RÉUSSITE

1.

L'analyse de vos besoins le cahier des charges


Sur la base du cahier des charges, nous cherchons d'abord à bien comprendre vos besoins et à les définir en des termes concrets (capacité, standing, équipements etc...). Ensuite, nous vous conseillons sur les destinations compatibles et décidons ensemble d’une short-list.

2.

la recherche de lieux la sélection


Nous recherchons les lieux qui peuvent correspondre à vos attentes, étudions les disponibilités et tarifs. Après une étude approfondie, nous vous proposons une sélection dans un devis comparatif vous permettant une prise de décision rapide et en toutes connaissances de causes.

3.

les Contrats & mise en relation la négociation


Lorsque l'un des établissements proposés vous convient, nous nous occupons de négocier pour vous les termes contractuels avant de vous mettre en relation directe avec les services compétents de l'hôtel.

4.

l'Accompagnement la logistique


Le travail « stricto sensu » du venue finder s'arrête généralement à la signature du contrat avec l'hôtel. Congress&Meeting Solutions peut néanmoins rester en accompagnement pour vous assister dans la logistique de votre événement professionnel.

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VOS AVANTAGES A TRAVAILLER AVEC CMS – VENUE FINDER

S’APPUYER SUR LES EXPERTS DU VENUE FINDING

Elargir votre horizon de possibilités

Professionnels du Tourisme d’Affaires, nos collaborateurs(trices) ont une excellente connaissance des destinations touristiques. Grâce à notre fichier de plus de 6000 partenaires dans le monde, nous pouvons vous trouver rapidement le cadre idéal pour votre événement.

Gagner en temps et en efficacité

En déléguant la recherche de lieu à CMS, vous pouvez vous concentrer sur le contenu de votre évènement tout en ayant l’assurance de recevoir toutes les informations nécessaires à une prise décision en toute sérénité.

Bénéficier d’expertise et de conseils

Une excellente compréhension de tous les aspects dans l'organisation d'événements professionnels alliée à un accès immédiat à des informations fiables et précises nous permettent de trouver des solutions à l'ensemble de vos besoins.

Visibilité et transparence

Congress&Meeting Solutions vous permet d'avoir rapidement une excellente visibilité des solutions qui s'offrent à vous et travaille en toute transparence aussi bien sur les conditions que sur les tarifs afin de vous aider à prendre la meilleure décision.

Sans frais supplémentaire

En tant que venue Finder, Congress&Meeting Solutions est un apporteur d'affaires pour les hôtels, Les tarifs sont négociés en toute transparence et les hôtels nous rémunèrent directement par une commission sans frais supplémentaire pour vous.

Aide et garantie

Notre rôle est aussi de vous accompagner si besoin dans la relation avec l'hôtel jusqu'à la tenue de l'événement et de veiller à la tenue des engagements de chaque prestataire vous offrant ainsi une garantie supplémentaire de succès.

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Organiser vos séminaires et conventions

Nous vous apportons notre expertise et notre réseau pour organiser des séminaires et conventions parfaitement adaptés aux besoins de votre entreprise.

L’organisation d’un événement professionnel est complexe et en avoir la responsabilité est souvent une source de stress. En faisant appel aux connaissances et à l’expertise de professionnels du tourisme et de l’hôtellerie, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que votre séminaire, votre comité de direction ou votre convention soit un succès !

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Les séminaires

Pour l’organisation de vos séminaires, nous vous offrons une très grande réactivité pour trouver des offres originales et parfaitement adaptées en terme de standing, d’atmosphère et d’équipements.

De la racine latine «semin-» qui signifie «graine, principe vital», le séminaire professionnel est souvent un moment fort pour une équipe de collaborateurs, c’est souvent le lieu et le moment de genèse des nouveaux projets d’une entreprise.

Un venue finder réactif, une organisation rapide et efficace de vos événements.

Généralement prévu à court terme, nous mettons notre excellente connaissance des hôtels et lieux adaptés pour vous trouver rapidement des solutions alliant originalité, simplicité d’accès et une parfaite adéquation entre le cadre et le contenu de l’événement.

Chez Congress&Meeting Solutions, nous sommes perpétuellement en veille sur les nouveautés en terme de lieux et d’activités proposés par les pôles économiques ou touristiques afin de vous aider à trouver le lieu idéal et novateur, aussi bien en terme de standing et d’équipements que d’atmosphère ou de thématique, pour être le cadre de votre séminaire.

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Les conventions

Pour l’organisation d’un événement professionnel qui rassemble un grand nombre de participants, nous vous proposons un fort appui logistique pour la recherche des lieux adaptés comme pour la coordination des prestataires.

Le mot « convention » est utilisé en anglais pour caractériser un rassemblement de grande ampleur de professionnels ou de collaborateurs d’une même entreprise ou d’un même groupe. On l’utilise parfois en français dans le langage professionnel même si on lui préfère souvent le terme de congrès ou l’anglicisme « event ».

Une étude approfondie de votre projet est un gage de réussite

Lorsque nous travaillons à l’organisation d’une convention, d’un congrès ou de tout autre événement professionnels rassemblant un grand nombre de participants en provenance de différentes villes ou pays, nous étudions avec vous les besoins incontournables, vos contraintes afin de bien cibler les destinations potentielles. Nous cherchons à trouver les meilleures combinaisons entre l’accessibilité et l’attractivité des destinations à la période envisagée pour cet événement. Un rassemblement de cette ampleur doit être un moment fort pour renforcer la cohésion au sein de l’entreprise et le cadre aura un impact immédiat dans la faculté des participants à rompre avec leur quotidien.

Nous analysons ensuite très finement le déroulé prévisionnel de votre événement afin de bien évaluer les besoins en terme d’espaces : capacité des salles de réunions et des espaces de convivialité, configuration des espaces entre eux et adéquation avec les différents temps prévus etc… La logistique est un point clé quand il s’agit de réunir autant de personnes, la fluidité de déplacement et le confort sont essentiels pour offrir la meilleure expérience possible.

Notre expérience et nos connaissances de l’offre hôtelière des destinations nous permettent de vous aider à concrétiser votre projet dans un délai réduit tout en vous offrant les meilleures garanties de succès pour votre congrès ou votre convention professionnelles.